Předmět: psaní e-mailů – jak na to | Formální korespondence

E-maily pro vedoucího

Psaní e-mailu není vždy jednoduchá záležitost. Obzvláště pokud píšeme nadřízenému, klientovi nebo někomu, koho zas tak dobře neznáme. Dáváme si záležet na každé formulaci, aby mail nevyzněl nevhodně.

V dnešním příspěvku si ukážeme několik tipů, které vám psaní e-mailů usnadní.

1. Předmět

Vymyslet předmět e-mailu bývá oříšek. Jak shrnout všechny ty důležité informace, co chci říct, do několika slov?

Nejprve napište svůj e-mail (o tom za chvíli). Psaní předmětu si nechte až na konec. Uspořádáte si tak své myšlenky a psaní předmětu vám půjde lépe.

Předmět si nechte až na konec psaní e-mailu.

Vyberte ze svého e-mailu tu nejdůležitější informaci (proč vlastně píšete) a zestručněte ji na maximálně čtyři slova. Pomůže vám, když z věty odstraníte sloveso a použijete pouze podstatná a přídavná jména. Například píšete mail o tom, že je potřeba odeslat zásilku do konce týdne. Do předmětu proto napíšete: (urgentní) odeslání zásilky. Sloveso „odeslat“ jsme změnili na podstatné jméno „odeslání“.

2. Buďte struční

Jak jsme si řekli před chvílí, nejprve napíšeme vlastní text mailu. Nikdo nechce číst v mailech slohovky, a proto i vy buďte co nejstručnější. Pokud potřebujete sdělit komplexní informace, je nejlepší vytvořit zvlášť dokument a vložit jej do mailové přílohy. Nezapomeňte ale potom v e-mailu na všechny vložené přílohy odkázat, aby adresát žádnou nepřehlédl.

3. Buďte svým korektorem

Před odesláním e-mailu si svůj text alespoň jednou přečtěte. Zkuste se vžít do role toho, komu píšete, a představte si, že čtete text jeho očima. Zeptejte se sami sebe: Je všechno srozumitelné?

Nic nezkazí dojem z e-mailu jako pravopisné chyby.

Zkontrolujte si také všechny čárky, překlepy a i/y. Nic nedokáže totiž zkazit dojem z jinak pěkného e-mailu jako pravopisné chyby.

Nejste si v pravopisu jistí? Objednejte si korekturu. Není nic špatného na tom nechat si text zkontrolovat profesionálem a mít jistotu, že jsou vaše e-maily na jedničku (s hvězdičkou).